Del concepto a la realidad más allá de la ejecución en la gestión de proyectos

Antes de abordar la pregunta en cuestión, es importante aclarar algunas definiciones que nos permitirán dar una respuesta más precisa en el desarrollo de este artículo, escrito por nuestro gerente técnico, el ingeniero Luis Gabriel Vanegas Betancur. Cabe destacar que dicho artículo cuenta con el respaldo investigativo del Project Management Institute en 2017.

En primer lugar, habría que definir que es un proyecto en el contexto de nuestro sector, es probable que tendamos a enmarcar la definición de un proyecto por su nombre o por un tipo específico, por ejemplo, decir que proyecto es la construcción de un edificio, el diseño de una central hidroeléctrica o nuestras vacaciones; sin embargo, estos ejemplos son casos particulares de proyectos que contienen las características clásicas de la definición, pero que no definen en sí el término.

Entonces ¿Qué es proyecto?, en nuestro entorno puede definirse como lo hace el PMI® en su guía del PMBOK, en donde, un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado único (Project Management Institute, 2017).

La anterior aclaración, era importante, puesto que, cuando se habla de la gestión de proyectos y sus etapas, tiende a pensarse en las etapas necesarias para llevar a cabo el proyecto. Por ejemplo, si pensamos en la construcción de un edificio, se podría creer que las etapas para ello podrían ser el diseño, la financiación, la contratación y la construcción, o podría pensarse que las etapas son el replanteo, las cimentaciones, la estructura, los acabados, etc. Pero, cuando superamos esa primera barrera mental y entendemos la real definición podemos pasar a la siguiente pregunta, ¿qué es la gestión de proyectos?

En palabras sencillas podría decirse que la gestión de proyectos es la práctica profesional de administrar proyectos mediante el uso de conceptos prácticos dispuestos en las organizaciones o los teóricos propuestos por diferentes instituciones a nivel mundial que se han dedicado a este campo, entre las cuales, se podría pensar en el Project Management Institute o PMI ® como uno de los referentes a nivel global, sin desconocer los grandes aportes que han realizado instituciones como la Universidad de Harvard en Estados Unidos o la Universidad de Cambridge en el Reino Unido.

Ahora bien, con estos dos conceptos claros, podemos entrar a solucionar nuestra pregunta de fondo y para ello, debemos hacer uso de una de las características claves de un proyecto; la temporalidad, es decir con un comienzo y un fin, las cuales particularmente son 2 de las 5 etapas en la gestión de proyectos, que tal y como lo indicábamos deben ser “administradas”.

Para entender las demás etapas, primero, debemos profundizar algo más en el concepto de temporalidad, y es entender, que entre el inicio y el fin del proyecto deben suceder cosas en el tiempo, lo que nos lleva a otra definición propuesta por el PMI® y es la del ciclo de vida de los proyectos, que son una serie de fases o actividades que atraviesa este,  las cuales están relacionadas de forma lógica y al finalizar disponen de un entregable (Project Management Institute, 2017), es decir, si lo llevamos al concepto de “administrar”, nos permite inferir dos etapas adicionales, las cuales se pueden resumir en el siguiente gráfico.

Figura 1:  Ciclo de vida de un proyecto

De igual manera, si se revisa la anterior figura, puede apreciarse que la definición del ciclo de vida del proyecto, se ajusta de forma importante a otro concepto que en esta ocasión viene del mundo de la gestión por procesos, el cual tiene que ver con el ciclo PHVA o la rueda de Deming, lo que le permitiría evolucionar a los sistemas de producción Lean desarrollados por los Japoneses años más tarde, pero que nos indica que además de planificar y ejecutar los trabajos, debemos someter nuestro trabajo a un proceso de verificación y retroalimentación, lo que nos define nuestra ultima etapa o fase denominada, seguimiento y control.

Reuniendo los elementos antes mencionados podríamos definir entonces las etapas de la gestión de proyectos de la siguiente manera:

● Inicio: Es la etapa en donde se definen los objetivos y las líneas generales por las cuales se regirá el proyecto.

● Planeación: Es donde se determina la forma en cómo se alcanzarán los objetivos del proyecto.

● Ejecución: Consiste en la aplicación práctica de los diferentes elementos identificados en la etapa de planificación con el fin de generar los entregables.

● Seguimiento y control: Busca medir el desempeño del proyecto y plantear acciones correctivas o preventivas que garantizan el logro de los objetivos.

●Cierre: Es la etapa en donde se identifica que los objetivos del proyecto se hayan cumplido y permite dar un cierre formal al proyecto.

El anterior abordaje, nos ha permitido entender, que los proyectos no solo deben pensarse desde la ejecución física, sino desde sus diferentes etapas y a su vez desde sus diferentes particularidades y necesidades, estas van alineadas a las necesidades de la organización y las de nuestros grupos de interés, permitiendo que nuestros proyectos impriman cada vez más nuestro sello de Solidez desde adentro.

A manera de conclusión, podríamos decir que, el entendimiento de la gestión necesaria para llevar a cabo un proyecto, nos permite identificar claramente las necesidades que se presentarán en las diferentes etapas del mismo, y por lo tanto, nos permite anticiparnos a las posibles soluciones que deben plantearse en cada una de ellas para dar respuesta efectiva en pro del cumplimiento de los objetivos del proyecto.